Das 1×1 des Vorsteuervergütungsverfahrens

Wie auch Erstnutzer ihre Antragstellung leicht durchführen können

In Zeiten der Globalisierung ist der weltweite Handel mit Produkten und Dienstleistungen nicht mehr aufzuhalten. Kaum ein Unternehmen verzichtet mittlerweile darauf, auch ausländische Märkte zu erschließen und diesbezüglich Kunden rund um den Globus anzusprechen. Oftmals werden ganze Niederlassungen im benachbarten Ausland oder in Übersee errichtet, um im weltweiten Wettbewerb bestehen zu können. Dies hat entsprechend zur Folge, dass oftmals Mitarbeiter der zentralen Unternehmung die entsprechende Leitung der Niederlassung übernehmen, sofern hier nicht auf ausländisches Personal gesetzt werden soll. Ebenso ist es in der Regel erforderlich, dass spezielle Monteureinsätze erbracht werden müssen, um ganze Maschinenanlagen zu errichten und um das Personal vor Ort adäquat einzuweisen.

Mitarbeiter deutscher Unternehmen, die im Ausland tätig sind, sind jedoch meist gezwungen für eigene Hotelunterkünfte und Verpflegung zu sorgen und darüber hinaus entsprechende Fahrzeuge wie Taxen zu mieten, um zu Kunden zu gelangen oder das Tochterunternehmen aufsuchen zu können.

Die diesbezüglich anfallenden Rechnungen und Belege enthalten, neben der erbrachten Leistung jedoch in der Regel auch die örtliche Umsatzsteuer. Abhängig vom jeweiligen Land variiert diese, ist jedoch vom Unternehmer oder Auslandsmonteure vor Ort immer zu zahlen.

Im Hinblick auf das Umsatzsteuerrecht ist es allerdings jedem Unternehmer erlaubt, sich die im Ausland gezahlte Umsatzsteuer vom jeweiligen Land erstatten zu lassen. Das Prozedere nennt sich Vorsteuervergütungsverfahren und gilt für EU-angeschlossene Länder, wie auch für die sogenannten Drittstaaten.
Unternehmer, die sich nun erstmalig mit der Thematik auseinandersetzen, stehen oftmals vor einem Problem, weil sie nicht wissen, wie genau und wo ein diesbezüglicher Antrag auf Vorsteuervergütung erstellt werden kann.

Das Verfahren ist jedoch schnell erlernbar und stellt diesbezüglich in der Regel keine Schwierigkeit für den Unternehmer dar.

Zunächst muss allerdings geprüft werden, ob eine Vorsteuerabzugsberechtigung überhaupt vorliegt.
In den Genuss der Vorsteuerabzugsberechtigung kommen in diesem Sinne alle die Unternehmen, die zum einen einen Nachweis über die im Ausland gezahlte Steuer erbringen können, zum anderen die, die in diesem Zeitraum keine eigene steuerliche Leistung erbracht haben. Dh, dass der Wohnsitz des Unternehmers oder dessen Mitarbeiter zwingend in Deutschland gemeldet sein muss.

Werden alle diese Kriterien erfüllt, ist es dem Unternehmer erlaubt, einen entsprechenden Antrag zu stellen, um sich die Umsatzsteuer von beispielsweise der Hotelrechnung, der Verpflegung oder auch der Taxigebühren von der ausländischen Behörde erstatten zu lassen. Gleiches gilt selbstverständlich für ausländische Kunden und Unternehmer, die auf dem deutschen Markt tätig werden. Auch sie können sich die Umsatzsteuer von deutscher Seite aus erstatten lassen.

Das Vorsteuervergütungsverfahren gibt es schon seit längerer Zeit, jedoch ist es auch aktuell wieder einigen Änderungen unterworfen worden. Grundsätzlich ist es jedoch so, dass der deutsche Unternehmer seinen Vergütungsantrag an die ausländische Erstattungsbehörde übermittelt und von dieser auch die Bescheiderteilung erhält.

Erste Änderungen ergeben sich jedoch hier schon bei der Übermittlung der Daten, da die bisherigen Anträge für EU-Mitgliedstaaten wie auch für Drittländer in gleicher Weise gestellt werden konnten. Dies ist seit dem 1. 1. 2010 nicht mehr der Fall, da explizit die Anträge zum Vorsteuervergütungsverfahren in EU-Ländern mittels elektronischer Datenübertragung zu erfolgen haben. Anträge in Drittländer können jedoch auch weiterhin in schriftlicher Form eingereicht werden. Die gesetzliche Grundlage beruft sich auf den § 18 g des Umsatzsteuergesetzes sowie der Richtlinie des Rates (2008/9EG) aus dem Jahre 2008. Des Weiteren wartet man hier allerdings noch auf ein entsprechendes Einführungsschreiben des Bundesministeriums für Finanzen.


Formen und Vorschriften des Vorsteuervergütungsverfahrens

Antragsfristen nicht außer Acht lassen!

Da keine explizite Trennung hinsichtlich der zu vergütenden Jahre gezogen werden kann, gelten derzeit noch zwei unterschiedliche Vorgehensweisen in Bezug auf die Antragsfristen beim Vorsteuervergütungsverfahren.

So können Leistungen, die im abgelaufenen Geschäftsjahr (bis max. 31.12.2009) in Anspruch genommen wurden, noch bis zum 30. Juni 2010 eingereicht werden. Für alle ab dem 1. Januar 2010 in Anspruch genommenen Leistungen gilt jedoch der 30. September des folgenden Jahres als Abgabefrist. Dies ist eine Steigerung von drei Monaten, die dafür sorgt, dass viele Unternehmer nun einen geringeren Zeitdruck bei der Einhaltung der Fristen verspüren.

Zu beachten ist hierbei jedoch unbedingt, dass in einzelnen Ländern besonders bei Änderungsanträgen weiterhin entweder auf eine Abgabefrist zum 30. Juni des Folgejahres oder auch eines ganz anderen Datums bestanden wird. Hier sollte man sich diesbezüglich mit den Fristen des jeweiligen Landes vorab unbedingt vertraut machen.


Mindestsummen unbedingt beachten!

Wer schon einmal einen Antrag auf Vorsteuervergütung gestellt hat, der weiß in der Regel, dass die Mindestsumme für die Erstattung der Vorsteuer abhängig von den jeweiligen Ländern war. Dies entsprach hier den Regeln der jeweiligen Erstattungsstaaten innerhalb der Europäischen Union. Dies ist jedoch nun geändert worden, sodass allen ab dem 1. Januar 2010 gestellten Anträge eine Mindestsumme in Höhe von 400 Euro aufweisen müssen.

Eine Ausnahme besteht insofern, dass wenn der Vergütungszeitraum das Kalenderjahr oder auch den Rest des Kalenderjahres umfasst, hier auch Belege eingereicht werden dürfen, die sich auf 50 Euro belaufen.


Übermittlung der Anträge

Wie eingangs bereits erwähnt, hat die Übermittlung der Vorsteuervergütungsanträge in etlichen Fällen neuerdings auf elektronischem Wege zu erfolgen. Insbesondere dann, wenn es sich bei dem bezogenen Land um einen EU-Mitgliedsstaat handelt.

Während die Übersendung der einzelnen Belege für Anträge bis zum 31. Dezember 2009 ausschließlich nach den Regelungen des Erstattungsstaates zu erfolgen hatte, gilt nun ab dem 1. Januar 2010 eine grundsätzlich einheitliche Regelung. Nur in Ausnahmefällen ist hier eine diesbezügliche Abweichung möglich und sind Vorsteuervergütungsanträge noch per Post zu stellen. Alle anderen Anträge müssen zwingend online übermittelt werden.


Onlineportal des Bundeszentralamtes für Steuern (BOP)

Im Onlineportal des Bundeszentralamtes für Steuern (BOP) kann ein entsprechendes Antragsformular für das Vorsteuervergütungsverfahren abgerufen werden. Hier erfolgt die komplette Abwicklung und Übermittlung der jeweiligen Vorsteuervergütungsanträge. Um dieses Formular jedoch nutzen zu können, müssen sich die Antragsteller vorab registrieren und ein entsprechendes Zertifikat und die sogenannte PIN-Nummer anfordern. Das Formular selbst entspricht dem bisherigen Antragsformular und wurde diesbezüglich in Form und Ausdruck beibehalten. Nutzer wählen hier lediglich den Button UST1T und gelangen so schnell und sicher auf den entsprechenden Vordruck.


Elster-Schnittstelle

Viele Unternehmer, welche umsatzsteuervoranmeldepflichtig sind, nutzen für die Übermittlung dieser Daten das Elster-Onlineportal. Da dieses bereits ein entsprechendes Zertifikat verlangte, ist bezogen auf das Vorsteuervergütungsverfahren und der Übermittlung der jeweiligen Anträge, hier kein gesondertes Zertifikat und Zugangsberechtigung anzufordern.


Mindestgrenze der beigefügten Belege unbedingt beachten!

Einem Antrag auf Vorsteuervergütung liegt in der Regel immer auch ein großes Maß an Belegen bei. Auch diese müssen in der Regel zur Überprüfung der Anträge beigefügt werden, jedoch sollte die Datentransfer-Höchstgrenze hier keinesfalls überschritten werden. Alle Mitgliedsstaaten haben sich hier auf eine Größenordnung von bis zu 5 MB geeinigt. Ein entsprechender Upload kann problemlos und schnell im Onlineportal des BOP erfolgen, es empfiehlt sich allerdings hier auf Belege in s/w zurückzugreifen, da diese in der Übertragung einen geringeren Speicherplatz benötigen. Als Dateiformat kann pdf, jpeg oder tiff genutzt werden.

Ausnahmen dieser Einreichungspflicht gibt es, jedoch sollte vorab genauestens geprüft werden, welches Land welche Belege anfordert. So verzichtet beispielsweise Bulgarien zunächst auf ein Mitsenden von Belegen, kann diese allerdings zu einem späteren Zeitpunkt nachfordern.


Hilfe bei der Antragstellung

Wer nun den Vorsteuervergütungsantrag online vorliegen hat, der ist nicht selten zunächst erschrocken über den Umfang der zu übermittelnden Daten. Wer den Antrag jedoch einmal ausgefüllt und abgegeben hat, weiß, dass auch Laien diesen hier ganz schnell und sicher ausfüllen können. Viele Angaben müssen hier nur einmal erfasst werden und können bei späteren Anträgen übernommen werden. Nur der Erstantrag ist somit etwas zeitaufwendiger.
Das erste Pflichtfeld ist die Steuernummer. Sie ist maßgebliches Instrument für alle Datentransfers, die im Zusammenhang mit zu erbringenden oder zu erhaltenden steuerlichen Zahlungen stehen. Die Steuernummer kann bei Folgeanträgen aus dem Profil entnommen werden oder aber –bei Erstanträgen- manuell eingegeben werden. Unter diesem Punkt folgt darüber hinaus auch die entsprechende Länderkennung.

Im Anschluss daran hat die Eingabe des bezogenen Staates zu erfolgen. Mit nur einem Klick kann der User hier wählen, in welchem Land er die Vorsteuer geltend machen möchte. Weiterhin müssen hier gleich auch der Vergütungszeitraum und das entsprechende Jahr eingegeben werden.

In manchen Fällen wurden eventuelle Ergänzungen oder Änderungen eines laufenden Antrages angefordert, die nun ebenfalls mittels dieses Formulares erstellt werden können. In diesem Fall genügt im nächsten Punkt die Angabe der jeweiligen Referenznummer für den ursprünglichen Antrag.

Auf den weiteren Formularseiten müssen Pflichtangaben im Hinblick auf das eigene Unternehmen, zu den Anlagen und auch zur Bankverbindung gemacht werden. Bei den Angaben zum Unternehmen handelt es sich zum Beispiel um Tätigkeitsbeschreibungen, die vereinfacht auch über die sogenannte NACE-Kategorie ausgewählt werden kann. Ein Klick reicht hier meist aus, um dem bezogenen Staat diesbezüglich Auskunft geben zu können.

Im weiteren Verlauf des Antrages können Bevollmächtigte des Unternehmens angegeben werden. Dies ist insofern meist von Nöten, da in der Regel in größeren Unternehmen nicht die Unternehmensführung für die Antragstellung zuständig ist.

In diesem Fall muss neben den allgemeinen Angaben zur Person auch ein Identifikationsmerkmal –die Identifikationsnummer- angegeben werden.

Bei der Eingabe der Bankverbindung ist unbedingt darauf zu achten, dass BIC und IBAN angegeben werden, da hier mit Zahlungen aus dem Ausland zu rechnen ist. Der BIC-Code bedeutet in diesem Fall die Bankleitzahl, die IBAN die Kontonummer. Beide Angaben sind auf einem Kontoauszug der Hausbank ersichtlich.
Wer bisher alles ordnungsgemäß ausgefüllt hat, gelangt nun zur Position des zu klärenden Sachverhaltes. Hier ist anzugeben, ob es sich um eine Kleinbetragsrechnung, einer normalen Rechnung oder auch der Einfuhr von Waren und Gegenständen handelte. Bei der Art der Gegenstände oder auch der Leistungen kann gewählt werden zwischen beispielsweise der Unterbringung, Kraftstoffkosten, Ausgaben für die Nutzung von Verkehrsmitteln, Mautgebühren, Reisekosten wie zum Beispiel für die Nutzung von Taxen, Eintrittskarten für Messen und Ausstellungen und vielen weiteren. Ebenfalls können unter diesem Punkt auch ergänzende Angaben gemacht werden.

Wurde eine Rechnung eingereicht, können unter dem nächsten Punkt Angaben zum Rechnungssteller getätigt werden. Auch hier ist wieder zwingend erforderlich, dass das bezogene Land angegeben wird. Auch Einfuhrdokumente zählen zu dieser Position.

Im weiteren Verlauf des Formulars kommt nun der Upload der einzelnen Belege. Mit Hilfe des Durchsuchen-Buttons kann hier auf die eigene Festplatte zurückgegriffen werden, um so alle Belege schnell und sicher einreichen zu können. Wie oben jedoch schon erwähnt, darf hier eine Grenze von 5 MB nicht überschritten werden.
Abschließend hat nun nur noch eine sogenannte Erklärung des Unternehmens zu erfolgen, in der bestätigt werden muss, dass das Unternehmen während des Vergütungszeitraumes keine wirtschaftlichen Tätigkeiten im bezogenen Staat ausgeführt hat, keine Niederlassung mit Umsatzerzielung gegründet hat, keine weiteren Lieferungen und Leistungen ausgeführt hat, zusätzlich nur steuerfreie Leistungen und Nebentätigkeiten erbracht hat sowie nur Umsätze erwirtschaftet hat, für die das bezogene Land die Umsatzsteuer schuldet.
Nach Eingabe all dieser Daten, die –wie oben bereits erwähnt, oftmals nur beim Erstantrag eingegeben werden müssen-, kann der Vorsteuervergütungsantrag online verschickt werden.

Nach der Übermittlung aller Daten und Belege werden diese vom Bundeszentralamt für Steuern geprüft und an die jeweiligen bezogenen Staaten weitergeleitet. Der Unternehmer selbst erhält eine Empfangsbestätigung, welche unbedingt aufbewahrt werden sollte. Zeitlich beläuft sich die Dauer von Antragstellung bis zur Zustellung des Antrages im Ausland auf bis zu 15 Tagen.


Besonderheiten für Anträge in unterschiedlichen Staaten

Die Praxis hat gezeigt, dass viele Unternehmen in unterschiedlichen Ländern Geschäftskontakte unterhalten. In diesem Sinne ist hier oftmals gelichzeitig in mehreren Staaten ein Vorsteuervergütungsverfahren in Gang zu setzen. Dies hat jedoch nicht kumuliert, sondern für jedes Land separat erstellt zu werden!
Hilfe bei der Ausfüllung des Vorsteuervergütungsantrages

Wer beim Ausfüllen und der Erstellung des Antrages trotzdem noch Schwierigkeiten hat, für den bieten die Auslandshandelskammern immer adäquate Hilfestellung.


Ausfüllanleitung des Antrages auf Vorsteuererstattung

Eine umfassende Ausfüllanleitung des Antrages auf Vorsteuererstattung für inländische Unternehmer stellt das Bundeszentralamt für Steuern hier zur
Verfügung:

Anleitung Vorsteuervergütung

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